Tidak bisa dipungkiri, ada kalanya kita memiliki kepentingan mendesak yang sulit ditinggalkan. Hal ini membuat kamu dengan sangat terpaksa tidak bisa masuk kerja. Sebenarnya hal ini tidak jadi masalah, asalkan kamu mengajukan surat izin tidak masuk kerja kepada HRD atau atasan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui contoh surat izin masuk kerja.
Dengan surat ini, kamu bukan hanya tidak dianggap bolos, tapi juga menjadi bentuk profesionalitasmu di tempat kerja. Nah, bila kamu masih belum tahu format dan bentuk surat izin tidak masuk kerja. Tenang, saya juga sudah siapkan contohnya di bawah!
Format Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Format pembuatan surat izin tidak masuk kerja tidak berbeda jauh dari surat lainnya. Saat membuat surat ini, tentu kamu harus mengikuti formatnya. Biasanya perusahaan sudah memiliki template tersendiri untuk surat menyurat termasuk surat izin. Berikut ini format surat izin tidak masuk kerja yang umumnya digunakan.
1. Kop Surat
Surat izin tidak masuk kerja termasuk surat formal, jadi pastikan dalam membuatnya kamu menambahkan kop surat perusahaan. Biasanya perusahaan juga sudah memiliki template tersendiri untuk kop surat ini. Jadi, pastikan kamu menggunakan kop surat yang sering digunakan di kantormu.
2. Pembuka
Dalam pembuka surat izin berisikan tanggal surat dibuat, perihal, kepada siapa surat tersebut dituju, dan salam pembuka.
3. Isi atau Badan Surat
Bagian isi tentunya Anda harus fokus pada alasan mengapa kamu mengajukan surat ini. Buatlah dengan jelas dan tidak bertele-tele. Pastikan alasan yang Anda gunakan itu masuk akal dan tidak dibuat-buat.
Selain itu, masukan juga data dirimu, mulai dari nama, jabatan, divisi, nomor kepegawaian, dan alamat. Informasikan juga berapa lama izin yang kamu lakukan untuk tidak masuk kerja. Informasi ini dicantumkan agar pihak HRD dan juga atasa bisa mengetahui dengan jelas kapan kamu bisa kembali kerja lagi.
4. Penutup
Pada bagian ini, kamu harus mencantumkan ucapan terima kasih dan juga berikan salam penutup. Tidak lupa juga sertakan namamu.
Hal yang Perlu Diperhatikan saat Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Tidak selamanya surat izin tidak masuk kerja diterima HRD. Hal ini bisa karena kamu tidak membuat surat yang baik. Kebanyakan karyawan juga kurang memerhatikan poin-poin penting dalam penulisannya. Tentu kamu tidak mau dong, izin tidak masuk kerja ditolak HRD? Saat membuat surat izin tidak masuk kerja, pastikan kamu memerhatikan hal berikut ini.
1. Ikuti Format Surat
Seperti yang sudah disampaikan di atas, pembuatan surat izin tidak masuk juga harus kamu buat dengan format surat formal yang berlaku di tempat kerjamu.
2. Isi Surat Harus Singkat dan Spesifik
Tidak perlu menuliskan alasan yang panjang lebar tentang mengapa kamu tidak bisa masuk kerja. Cukup jelaskan secara singkat beberapa hal, seperti:
- Alasan ketidakhadiran
- Tanggal ketidakhadiran
- Durasi berhalangan masuk kerja
- Dokumen pendukung bila diperlukan, seperti surat keterangan dari dokter.
3. Pertimbangkan Memberi Alternatif
Dalam beberapa kasus, kamu dapat memberikan pertimbangan untuk menebus ketidakhadiran kamu di tempat kerja. Misalnya, walau kamu tidak bisa hadir di kantor, tetapi kamu masih bekerja secara remote atau masih bisa ikut dalam meeting virtual, dihubungi masalah kerjaan, atau membalas email.
Atau alternatif lainnya yang bisa dipertimbangkan adalah menjelaskan siapa yang akan menggantikan tugasmu sementara selama kamu tidak masuk.